Selbstständige aufgepasst: Der Spagat zwischen privaten und geschäftlichen Telefonkosten in der Steuererklärung

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Viele Selbstständige haben ihren Arbeitsplatz zuhause. Je nach Ausstattung gibt es unterschiedliche Varianten der Nutzung des Telefons, das entweder ausschließlich betrieblich genutzt wird oder eben auch privat. Spätestens bei der Steuererklärung stellt sich das Problem, wie man mit den entstandenen Kosten in der Steuererklärung umgeht und in welchem Umfang sie als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.

Betriebliche und private Telefonate

Am unkompliziertesten für die Steuererklärung ist, wenn betrieblicher und privater Telefonanschluss voneinander getrennt sind. Dann sind die Telefonkosten für den betrieblichen Telefonanschluss in voller Höhe als Betriebsausgaben in der Steuererklärung absetzbar. Sofern ein vorhandener Telefonanschluss sowohl privat als auch betrieblich genutzt wird - und zwar mindestens zu zehn Prozent - können die gesamten Telefonkosten als Betriebsausgaben gebucht werden. Auch bei dieser Variante gibt es den einfacheren Weg, der bedeutet, dass man die Telefonkosten halbiert und sie je zur Hälfte als beruflich und privat behandelt - eine Aufteilung, die von den meisten Finanzämtern problemlos akzeptiert wird.

Geltendmachung eines höheren betrieblichen Kostenanteils

Anders verhält es sich, wenn man einen höheren beruflichen Anteil geltend machen möchte. Dann sollten die geschäftlichen Telefonate einzeln aufgeschlüsselt werden, denn das Finanzamt fordert bei einem hohen betrieblichen Nutzungsanteil entsprechende Belege. Das ist jedoch mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Es reicht deshalb aus, die betrieblichen Telefonate über einen Zeitraum von drei Monaten zu beobachten, grob zu schätzen und für den Rest des Jahres hochzurechnen. Die Kostenschätzung muss indes für den Mitarbeiter des Finanzamtes nachvollziehbar sein, das heißt er muss der allgemeinen Lebenserfahrung entsprechen. Nur wenn sich die Schätzung im Rahmen des Üblichen bewegt, wird sie der Mitarbeiter des Finanzamtes durchwinken. Was jeweils üblich ist, hängt auch von der Art und der Beschaffenheit der selbstständigen Tätigkeit ab. Wer den Mitarbeiter des Finanzamtes mit einem überzogenen Kostenansatz provoziert, muss mit der Forderung von Nachweisen rechnen oder damit, dass der Mitarbeiter eigenständig eine Schätzung vornimmt, was sicher nicht zugunsten des Steuerpflichtigen ausfällt. Außerdem müssen für auf den privaten Nutzungsanteil an den gesamten Kosten Einkommensteuer zahlen. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss dementsprechend auch Umsatzsteuer abführen.

Die absetzbaren Kosten

Zu den absetzbaren Kosten gehören nicht nur die Gesprächs- und Faxgebühren, sondern auch die Grundgebühren, die gesamten Internetkosten sowie die Miete oder der Kauf der Telefongeräte. Das Problem bei der Internetnutzung ist, dass aufgrund der Flatrate keine Einzelnachweise möglich sind und nicht zwischen der privaten und beruflichen Nutzung differenziert werden kann, weshalb es wichtig ist, einen hohen beruflichen Nutzungsanteil entsprechend zu begründen.

Wer nun glaubt, er könne mit mehreren Anschlüssen und Telefonen - Festnetz und mobil - die betrieblichen Kosten leichter ermitteln, sollte bei der Steuererklärung dennoch auf eine realistische Kostenverteilung achten. Auch von einem "nur" betrieblich genutzten Telefon sind immer Privatgespräche möglich, weshalb es sinnvoller ist, jedem Telefonanschluss einen angemessenen privaten Kostenanteil zuzuweisen.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie in dem Blog die-buchhaltung.

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