E-Mailarchivierung - Datenschutz beim Journaling

Question

Hallo zusammen,
wie ist es mit dem Datenschutz wenn es um eine E-Mailarchivierung geht?

Die internen E-Mails werden bei einem MS Exchange-Server über das sogenannte "Journaling" bereitgestellt und durch die Archivierungslösung abgeholt. Nun ist aber die Frage, da laut dem deut. Datenschutz, nur der Postfachbesitzer in sein Psotfach/Archiv einsicht nehmen darf, ob pro Postfach eine Journalingbox bestehen muss oder ob es reicht, wenn es eine zentrale Journaling-Mailbox gibt?

Viele Dank für die kommenden Antworten

Flo Ryan · Answer

Das ist doch nicht weiter problematisch. Abgesehen davon, dass der AG, solange er private Emails nicht erlaubt, sowieso alles lesen dürfte, ist das Journaling-Konto auch kein "Mitlese-Konto", sondern es werden im Regelfall die Mails archiviert und dann wieder aus dem Journaling gelöscht. Es existiert also nur eine weitere Kopie der Mail auf dem Server, da sehe ich nichts unzulässiges.    Mit deinem Wissen zum deutschen Datenschutz liegst du da jedenfalls daneben.      ----------------- ""

Chylla · Answer

Ich machte das beruflich auch, und muss sagen die datenschutzrechtlichen Informationen hier sind nicht fundiert.

Zum einen sind dienstliche Mails nicht automatisch nicht schutzwürdige Mails, man bedenke den Austausch mit Betriebsrat, Betriebsarzt und Gleichstellungsbeauftragten.

Zum anderen kann es sein, dass eine E-Mail eingeht, die einen privaten Charakter hat, ohne dass diese vom Besitzer der E-Mail angefordert wurde. Das ist dann der Fall, wenn der Name im E-Mail Account vorkommt, also nicht nur Service-add-superfirma.de

Selbst wenn keine private E-mails gestattet sind, muss aus den o.g. Gründen der Benutzer darauf hingewiesen werden, dass eine Archivierung stattfinden und ggf. die vertrautlichen E-Mail zuvor gelöscht werden sollen. Oder in einen Persönlichen Ornder abgelegt werden, der von der Archivierung verschont bleibt.

Wenn Du Fragen hast kannst Du Dich ggf. an den Datenschutzbeauftragten Deines Bundeslandes wenden.

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"Chylla"

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