Personalakte- Unsachgemäße Führung

19. Juli 2011 Thema abonnieren
 Von 
Aktiver
Status:
Frischling
(1 Beiträge, 0x hilfreich)
Personalakte- Unsachgemäße Führung

Hallo liebe User,

ich habe einige Fragen zum Thema Personalaktenführung:

Ich habe bei einer Einsichtnahme in meine Personalakte folgende Feststellungen gemacht:

1. Ein Mitarbeiter hat Einblick in meine Akte genommen, ohne meine erforderliche Einwilligung einzuholen. Nach meinem Kenntnisstand ist dies ein Verstoß gegen mein Persönlichkeitsrecht.
2. Arbeitszeugnisse und Nachweise von Weiterbildungen sind falsch und nicht chronologisch eingeordnet.
Ich habe festgestellt, dass Unterlagen anderer Mitarbeiter in meiner Personalakte gelandet sind.
3. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden lt. Auskunft der Personalabteilung nicht in der eigentlichen Personalakte abgelegt, sondern gesondert unter Verschluß verwahrt. Lt. Hinweis des Arbeitgebers sollen auch Diagnosen der Erkrankung auf Kopien des Auszahlscheine unkenntlich gemacht werden, die bei Krankschreibung über den Entgeltfortzahlungszeitraum hinaus vorgelegt werden müssen.
Ich habe nun bei meiner Einsichtnahme festgestellt, dass die Unterlagen einer im Rahmen einer Reha-Maßnahme durch die Klinik beantragte Wiedereingliederung in der Personalakte abgelegt wurden. Aufgrund der genannten Reha-Klinik sind Rückschlüsse über die Art der Erkrankung möglich.

Welche rechtlichen Möglichkeiten habe ich nun geg. dem Arbeitgeber,
- den unrechtmäßigen Zugriff auf die Personalakte zu klären
- die Personakte korrekt sortieren zu lassen
- die Unterlagen über die Reha-Maßnahme aus der Personalakte entfernen zu lassen, da ja direkte Vorgesetzte auf die Personalakte Zugriffsrechte haben und Sie eigentlich kein Recht haben, über die Art der Erkrankung Kenntnis zu bekommen.

Über zahlreiche Rückmeldungen freue ich mich.

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8 Antworten
Sortierung:
#1
 Von 
blaubär+
Status:
Weiser
(17381 Beiträge, 6471x hilfreich)

du kannst natürlich vor das arbeitsgericht ziehen und feststellen lassen, dass diese aktenführung nicht den vorschriften einer geordneten aktenführung entspricht. du kannst natürlich auch beantragen, dass die akte in einen ordnungsgemäßen zustand gebracht wird.
wenn du das machst, ist das natürlich eine heftige angelegenheit. vielleicht aber gibt es in eurem bereich eine ombuds- oder schiedsstelle - dann würde das ganze eine stufe niedriger gehängt.
die allererste aktion wäre freilich, die missstände dem AG zu melden und auf abhilfe zu drängen.

die (un)ordnung ist eine sache - besonders übel finde ich, wenn nicht berechtigte personen einblick nehmen können.

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-- Editiert am 19.07.2011 13:41

4x Hilfreiche Antwort

#2
 Von 
nachtmieze
Status:
Praktikant
(879 Beiträge, 276x hilfreich)

ZU:
1.) Wieso konnte 1 MA Einblick nehmen und wie konnten Sie das bei Ihrer Einsichtnahme feststellen?
2.) Da waren ja Künstler am Werk... Der für die Führung der Personalakten verantwortliche MA verstößt gegen seine Sorgfaltspflichten – somit auch der Arbeitgeber!
3.) Nach meinem Wissensstand dürfen keine Nebenakten geführt werden.
Wer Kopien der Auszahlungsscheine mit lesbarer Diagnose an den AG sendet, ist es wohl selber schuld? Der AG hat Anrecht auf ein (kostenpflichtiges) ärztliches Attest über die AU, nicht jedoch auf die Kopie des Auszahlungsscheines!!! Das mit der Reha-Klinik lässt sich wohl nicht gänzlich vermeiden...wenn das steht Fachklinik für XXX
4.) wieso sollte der direkte Vorgesetzte Zugriff auf Ihre Personalakte haben? Nur wenn dieser Vorgesetzte auch Arbeitgeberfunktion ausübt (Einstellen, Abmahnen, Versetzen, Kündigen, etc.) hat er ein Einsichtsrecht. Ein "einfacher" Abteilungsleiter, auch wenn er Ihr Vorgesetzter ist, kann nicht mal eben auf Ihre Personalakte zugreifen, um sich irgendwelche Informationen zu beschaffen.

Ne Frage, die mich mal nebenbei interessiert: waren die Blätter in Ihrer Personalakte durchgehend nummeriert?

Ich hoffe, es gibt einen Betriebs- oder Personalrat? Der hätte hier ein weites Handlungsfeld, dass es abzuarbeiten gilt!
Der zuständige Datenschutzbeauftragte sollte auch informiert werden.


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-- Editiert am 19.07.2011 14:42

4x Hilfreiche Antwort

#3
 Von 
wirdwerden
Status:
Unbeschreiblich
(38387 Beiträge, 13987x hilfreich)

Das Problem ist doch, dass es keine allgemeinverbindliche Regelung über die Art und Weise der Führung einer Personalakte gibt. Das ist von Firma zu Firma verschieden. Auch mit dem Zugriff ist das so eine Sache. Natürlich hat der direkte Vorgesetzte bei gutem Grund auch Zugriff zur Personalakte. Auch bei einer internen Bewerbung in eine andere Abteilung wird sich der neue mögliche Abteilungsleiter die Personalakte anschauen. Was alles in eine Personalakte reingehört, das ist auch unterschiedlich. Es ist in vielen Firmen so, dass es durchaus zwei Personalakten gibt. Die eine mit Bewerbung u.s.w. und dann noch eine Abrechnungsakte. In die kommen dann auch die Krankmeldungen, Reha-Maßnahmen. Auch das ist üblich.

Und dann gibt es noch bestimmte Regeln, wenn ein Mitarbeiter aus Subventionsgeldern (z.B. EU) finanziert wird. Da soll dann (achtung: soll!)einiges in der Personalakte abgeheftet sein, was eigentlich nach unserem Verständnis nicht unbedingt rein gehört.

Also, der Kreativität und dem Chaos des Arbeitgebers sind da nur wenig Grenzen gesetzt. Folglich ist es schwer, da gegen irgend etwas zu klagen. Allenfalls auf Herausnahme von Unterlagen aus einer Personalakte könnte geklagt werden.

Hey lieber blaubär, das ist m.E. auch ein Feld für die Betriebsräte. Ich hab gemeinsam mit den Betriebsräten vor vielen Jahren mal Standarts entwickelt, für uns und in einer Betriebsvereinbarung auch geklärt, wer wann Einsicht haben kann. Allerdings wollen jetzt die Betriebsräte auch jederzeit Einsicht haben, was natürlich auch nicht geht. Ich werde wohl eine Zusatzvereinbarung herbeiführen müssen. Jedenfalls sollte soweit wie möglich der Betroffene über die Einsicht informiert werden.

wirdwerden

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4x Hilfreiche Antwort

#4
 Von 
nachtmieze
Status:
Praktikant
(879 Beiträge, 276x hilfreich)

quote:
Natürlich hat der direkte Vorgesetzte bei gutem Grund auch Zugriff zur Personalakte

bitte Rechtsgrundlage nennen!
quote:
Auch bei einer internen Bewerbung in eine andere Abteilung wird sich der neue mögliche Abteilungsleiter die Personalakte anschauen

der darf sich die Bewerbungsunterlagen ansehen, aber nicht die Personalakte!

Haben Sie schon mal was von Datenschutz gehört?
Wenn mein Arbeitgeber irgendeinem anderen "Mr./Mrs Wichtig", egal ob es nen Abteilungsleiter oder der Betriebsrat Einsicht gewährt, dann macht er sich strafbar.
Bestenfalls dürfen einzelne Daten/Informationen, die zwingend zur Erledigung der jeweiligen Aufgaben erforderlich sind, zugänglich gemacht werden!

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-- Editiert am 19.07.2011 15:16

4x Hilfreiche Antwort

#5
 Von 
blaubär+
Status:
Weiser
(17381 Beiträge, 6471x hilfreich)

@wirdwerden
... du hast schon recht, wenn es denn einen br gibt. die anfrage las sich nicht so als ob.
wenn der AG in diesem bereich so unordentlich ist, frage ich mich natürlich nach dem großen rest.

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3x Hilfreiche Antwort

#6
 Von 
wirdwerden
Status:
Unbeschreiblich
(38387 Beiträge, 13987x hilfreich)

Tja, da fragst Du dann am besten mal die Betriebsprüfer. Die an so Fällen verzweifeln. Aber, solange der Arbeitsvertrag mündlich abgeschlossen werden kann, solange braucht man herzlich wenig, um einen Mitarbeiter "ordnungsgemäß" zu führen.

wirdwerden

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4x Hilfreiche Antwort

#7
 Von 
nachtmieze
Status:
Praktikant
(879 Beiträge, 276x hilfreich)

Nur weil ein schlampiger Umgang mit personenbezogenen Daten in vielen Firmen gehandhabt wird, ist er noch lange nicht erlaubt.

Und aus lauter Gewohnheit betrachtet man es dann als normal, dass jeder Vorgesetztenhansel mal eben nen bissi in den Personalakten schnüffeln dürfte.

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4x Hilfreiche Antwort

#8
 Von 
Harry van Sell
Status:
Unbeschreiblich
(119644 Beiträge, 39758x hilfreich)

quote:
1. Ein Mitarbeiter hat Einblick in meine Akte genommen, ohne meine erforderliche Einwilligung einzuholen. Nach meinem Kenntnisstand ist dies ein Verstoß gegen mein Persönlichkeitsrecht.

Kann sein oder auch nicht.
1. Frage wäre, wie das denn festgestellt wurde (belastbarer Beweis).
2. Frage wäre, ob der Mitarbeiter dazu berechtigt war.



quote:
2. Arbeitszeugnisse und Nachweise von Weiterbildungen sind falsch und nicht chronologisch eingeordnet.

Das kann man zwar monieren und deckt sich nicht mit meinem Verständnis von ordentlicher Ablage, ich zweifele aber das eine 'Ordnung' gerichtlich durchsetzbar wäre.



quote:
Ich habe festgestellt, dass Unterlagen anderer Mitarbeiter in meiner Personalakte gelandet sind.


Das ist absolut nicht hinnehmbar, sofern dies nach Abmahnung nicht unverzüglich korrigiert wird, könnte man dagegen gerichtlich vorgehen.





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"Die Beiträge stellen ausschließlich meine persönliche Meinung/Interpretation dar !

"

4x Hilfreiche Antwort

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