Merkblatt Effektives Forderungsmanagement

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Mahnung, Inkasso Rubrik, Forderung, Mahnung, Fälligkeit

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I. Vorbeugung - Vertragsgestaltung - Forderungssicherung

Außenstände sind bares Geld, belasten damit die Liquidität des Unternehmens und führengegebenenfalls zum totalen Forderungsverlust. Das Überschreiten von Zahlungsfristen wird häufig alsKavaliersdelikt angesehen. Doch Forderungsausfälle sind vermeidbar. Bestimmte Maßnahmen könnenbereits vor Vertragsschluss ergriffen werden und bereits zu diesem Zeitpunkt das Risiko vonForderungsausfällen minimieren. Sicher kosten diese Maßnahmen auch Zeit, insbesondere wenn eineschriftliche Vereinbarung getroffen werden soll. Ziel eines effektiven Forderungsmanagements muss esdaher sein, das Risiko von Forderungs- und damit Liquiditätsausfällen zu minimieren, denn

  • Mangelnde eigene Liquidität führt zu eigenen Schulden und eventuellen Folgekosten
  • Außenstände kosten Geld
  • und führen unter Umständen zu Zinsverlusten.
  • Verjährung führt zu totalem Forderungsverlust
  • und ein Insolvenzverfahren des Schuldners höchstwahrscheinlich auch!
  1. Informationen über den Vertragspartner

  2. Informationen über den Vertragspartner sollten bereits bei Geschäftsanbahnung eingeholt werden, dennzu diesem Zeitpunkt sind potentielle Schuldner noch auskunftsfreudig. Warum sollten Sie insbesonderebei eigener Vorleistungspflicht nicht vor Leistungserbringung oder Vertragsschluss sich über dieZahlungsmoral des potentiellen Kunden informieren? Überprüfen Sie daher möglichst folgende Punkte:
    a. Erfassen Sie möglichst viele Kundendaten.
    b. Habe ich spätestens bei Vertragsschluss eine vollständige Bezeichnung meinerVertragspartner?
    c. Weitere Informationsquellen:
    • Handelsregister
    • Gewerberegister
    • Einwohnermeldeamt
    • Creditreform
    • Gerichtliches Schuldnerverzeichnis
    • Briefkopf vom Schuldner (Kontonummer)
    • Aus Gesprächen mit Schuldner selbst (mögliche Kunden)
    • Internet
    • Handels-/Handwerkskammer

  3. Fälligkeitsvereinbarungen

  4. Bereits im Rahmen der Vertragsgestaltung oder -optimierung sollten Sie Fälligkeitszeitpunkte vereinbarenwie z.B. : 14 Tage nach Rechnungsdatum oder am 10. des Folgemonats. In diesen Fällen ist dieLeistungszeit nach dem Kalender bestimmt, so dass Verzug auch ohne eine Mahnung eintritt. Nichtausreichend für eine Entbehrlichkeit ist die Angabe eines Zahlungsziels in der Rechnung. Darüber hinauskann der Vertragspartner sich bereits bei Vertragsunterschrift auf die Fälligkeit einstellen.

  5. Zahlungsbedingungen

  6. Insbesondere die Zahlungsbedingungen spielen im Rahmen des Forderungsmanagements eine wichtigeRolle, denn dadurch wird die Abwicklung des Zahlungsverkehrs bereits im Zeitpunkt derVertragsgestaltung festgelegt. Hier entstehen gegebenenfalls Interessenkonflikte, denn der zur Zahlungverpflichtete Vertragspartner will zur Liquiditätsschonung möglichst spät zahlen, die andere Parteidagegen möchte das Geld aus dem gleichen Grund früh erhalten. Hier sollten insbesondere die imRahmen der Informationsbeschaffung gewonnenen Erkenntnisse genutzt werden. Je nach Bonität desVertragspartners können alternativ zur Zahlung bei Rechnungsstellung oder bei Lieferung folgendeZahlungsbedingungen vereinbart werden:
    • Lastschrift/Bankeinzug.
    • Vorkasse
    • Vorschuss oder Abschlagszahlungen.
    • Skonto als Zahlungsanreiz
    • Zahlung per Nachnahme

  7. Forderungssicherung in der Vertragsgestaltung

  8. Insbesondere bei Geschäften größeren Umfangs kann eine gestörte Vertragsabwicklung zu einerwirtschaftlich existenziellen Bedrohung werden, denn häufig dient allein ein einziges Geschäft derDeckung der Betriebskosten für mehrere Monate. Hier stellt sich die Frage, wie die Zahlung desvereinbarten Entgelts vertraglich abgesichert werden kann.

    Tipp : Es empfiehlt sich eine Sicherungsbestellung bereits im Vertrag zu vereinbaren, dennregelmäßig werden sich bei später drohendem Forderungsausfall die Schuldner nicht mehrauf eine Sicherungsabrede einlassen. Zudem besteht bei nachträglicherSicherungsvereinbarung die Gefahr der Anfechtbarkeit durch einen Insolvenzverwalter desSchuldners. Aber auch nach Vertragsschluss ist eine Sicherung möglich und insbesonderezahlungswillige Kunden bzw. Vertragspartner werden sich darauf einlassen.

    Mögliche Sicherungsformen:

    a. Eigentumsvorbehalt
    Durch einen Eigentumsvorbehalt im Kaufvertrag behalten Sie sich bis zur vollständigen Kaufpreiszahlungdas Eigentum vor. Der Erwerber ist jedoch berechtigt, die Sache in Besitz zu nehmen und zu benutzen.Erst mit der vollständigen Kaufpreiszahlung geht das Eigentum vollständig und automatisch auf denErwerber über. Entscheidend ist, dass z.B. im Falle einer Insolvenz des Vertragspartners derInsolvenzverwalter die Kaufsache wieder herausgeben (sog. aussondern) oder den Kaufvertrag erfüllenmuss.

    Ein Eigentumsvorbehalt macht dann Sinn, wenn der Kaufpreis nicht im Voraus und auch nicht beiÜbergabe der Kaufsache geleistet werden soll. Insbesondere bei Teilzahlungs- bzw.Ratenzahlungsvereinbarungen wird der Eigentumsvorbehalt üblicherweise vereinbart.

    b. Forderungsabtretung
    Häufig werden Sie bei Außenständen auf das Argument Ihres Schuldners für die Nichtzahlung treffen,dass er selbst Außenständen habe. Sie können sich sowohl bereits im Rahmen der Vertragsgestaltungals auch im Nachhinein durch eine Forderungsabtretung solche Forderung als Sicherung abtreten lassen.Selbst Gehaltsansprüche des Schuldners können unter bestimmten Voraussetzungen Gegenstand einesAbtretungsvertrages sein. Unter Umständen bietet es sich sogar an, dass auch künftige Forderungen,d.h. solche, die noch nicht entstanden aber schon bestimmbar sind, bereits im Voraus vertraglichabgetreten werden.

    Sie sollten allerdings immer prüfen, ob
    • das abgetretene Recht bzw. der Anspruch des Schuldners überhaupt existiert,
    • es dem Schuldner zusteht,
    • es nicht bereits anderweitig abgetreten oder in sonstiger Weise vorbelastet ist.

    c. Sicherungsübereignung
    Stellen Sie fest, dass Ihre Forderungen möglicherweise gefährdet, d.h. nicht realisiert werden können,kann es ratsam sein, sich Gegenstände, die im Eigentum des Schuldners stehen übereignen zu lassen.Es ist sogar möglich, dass Ihr Schuldner die Sache weiter in Besitz hat und damit z.B. weiter arbeitenkann. Es genügt, wenn Sie vereinbaren, dass Sie z.B. bis zur Erfüllung der Zahlung Eigentümer derSache sind. Auch hier wird empfohlen, eine solche Sicherungsübereignung schriftlich zu vereinbaren.

    d. Bürgschaften
    Ein weiteres Mittel stellt die sog. Bürgschaft dar. In diesem Fall dienen nicht bestimmte Gegenständeoder andere Forderungen als Sicherungsmittel sondern andere Personen werden als Bürgen zumalternativen Schuldner. Zahlt der Hauptschuldner nicht, können Sie Ihr Geld vom Bürgen fordern.Beachten Sie, dass ein solcher Bürgschaftsvertrag mit dem Bürgen immer schriftlich geschlossen werdenmuss. Also nie per Fax, Email oder gar mündlich!Vereinbaren Sie eine sog. selbstschuldnerische Bürgschaft, denn dann können Sie sofort gegen denBürgen vorgehen, ohne zuerst den Hauptschuldner verklagen zu müssen.

    e. Weitere Sicherungsmittel
    • Grundschuld, Hypothek
    • Verpfändung.

II. Mahnwesen – Forderungsdurchsetzung

  1. Außergerichtliche Forderungsbeitreibung

  2. Trotz aller vorbereitend getroffenen Maßnahmen und gesicherten Vertragsgestaltungen bedarf es ständigeiner Überwachung des Zahlungsverhaltens der Vertragspartner. Organisieren Sie den Zahlungsverkehr,insbesondere das Mahnwesen! Wann ein Schuldner zu zahlen hat, bestimmt sich nach der Fälligkeit derForderung. Sofern nichts anderes vereinbart ist, gilt im Zweifel die sofortige Fälligkeit.

    Allerdings wird in der Praxis regelmäßig ein Zahlungsziel in der Rechnung angegeben, um demVertragspartner ein wenig Zeit zur Abwicklung seines eigenen Zahlungsverkehrs zu ermöglichen. SeienSie nicht zu großzügig mit den Zahlungszielen, um die eigene Liquidität nicht zu gefährden.

    a. Mahnung
    Nicht selten wird es vorkommen, dass Sie dennoch den Kunden mahnen müssen. Eine Mahnung istletztlich nichts anderes als die ernsthafte Aufforderung die Zahlung zu bewirken. Nicht notwendig aberhäufig zweckmäßig ist das Setzen einer Zahlungsfrist. Genauso wenig erforderlich ist das Androhenbestimmter Folgen bei Fristablauf. Aus Gründen des Nachweises sollte eine Mahnung immer schriftlicherfolgen.

    Tipp : In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass mehrfache Mahnungen versendet werden,die durchnummeriert sind und die letzte Mahnung auch als solche bezeichnet wird. VermeidenSie dieses Verfahren, denn dieses veranlasst den Schuldner mit der Leistung erst recht biszur letzten Mahnung zu warten.

    In der Praxis hat sich teilweise folgendes Schema zum Mahnwesen etabliert:

    • Erste Mahnung: „Zahlungserinnerung“

    • Formulieren Sie höflich aber bestimmt. Weisen Sie unter Bezugnahme auf Rechnungsnummer und-datum darauf hin, dass Sie einen Zahlungseingang nicht verzeichnen konnten. Legen Sie eineRechnungskopie bei.

    • Zweite Mahnung: Deutlich

    • Sofern nach ca. 10 – 14 Tagen trotz der höflichen Zahlungserinnerung keine Zahlung erfolgt, werdenSie ein wenig deutlicher. Kündigen Sie an, dass Sie bei weiterer Zahlungsverweigerung und Ablaufeiner weiteren Frist, Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen werden.

    • Gegebenfalls dritte Mahnung: Androhung weiterer Schritte

    • Bei guten Kunden und auch nur dann, wenn mit einer Zahlung zu rechnen ist, bietet sich eine dritteMahnung an. In dieser sollten Sie eventuell die Einschaltung eines Rechtsanwalts oder auch gleichdie Einleitung des gerichtlichen Verfahrens androhen. Dem Schuldner muss deutlich werden, dassSie ihm die anfallenden Kosten in Rechnung stellen werden.

    b. Verzug
    Die Folge einer Mahnung ist der Verzug. Tritt sodann der Verzug ein, gewährt das Gesetz einenAnspruch auf Verzugszinsen und Schadenersatz. Voraussetzung des Verzugs ist die Mahnung, doch infolgenden Fällen tritt dieser auch ohne Mahnung ein:

    • Bei Entgeltforderungen 30 Tage nach Rechnungszugang. Allerdings muss gegenüberVerbrauchern ein diesbezüglicher Hinweis auf der Rechnung enthalten sein.
    • Die Leistungszeit ist nach Kalender bestimmt. Haben Sie bereits vertraglich vereinbart, dasseine Forderung an einem kalendermäßig bestimmbaren Zeitpunkt fällig wird (s.o. unterFälligkeitsvereinbarung), so tritt Verzug bereits dann ein, wenn eine Zahlung nicht erfolgt.
    • Erfüllungsverweigerung. Wenn Ihr Vertragspartner ernsthaft und ausdrücklich jeglicheZahlung verweigert, kommt er ebenfalls automatisch in Verzug.

    Die Folgen des Verzugs sind
    • Anspruch auf Verzugszinsen. Gegenüber Verbrauchern betragen diese 5% p.a. über dem jeweilsgültigen Basiszinssatz (www.basiszinssatz.de); ohne Verbraucherbeteiligung sogar 8%.
    • Anspruch auf Verzugsschaden. Dieser umfasst neben Mahnkosten (Telefon, Papier undPortokosten) auch die Kosten eines Rechtsanwaltes und anderer Kosten der Rechtsverfolgung.Entscheidend ist aber, dass diese erst nach Verzugseintritt entstanden sind.

  3. Gerichtliche Forderungsbeitreibung

  4. Wenn sämtliche außergerichtliche Maßnahmen keinen Erfolg bringen, so bleibt nur noch die Möglichkeitden gerichtlichen Weg zu beschreiten. Ziel dieses Weges ist es letztlich Rechtsicherheit zu erlangen aberinsbesondere auch einen sog. Vollstreckungstitel, als Voraussetzung rechtskräftig festgestellteForderungen auch durchsetzen zu können.

    Hierfür gibt es die Möglichkeit eines Klageverfahrens, welches abhängig vom Streitwert beim Amts- oderLandgericht geführt werden muss. Dieses bietet sich an, wenn der Schuldner bereits vorab erkennenlässt, dass er sich gegen die Forderung zur „Wehr“ setzen will, z.B. in dem er diese bestreitet. Zuständigist bis zu einem Gegenstandswert von 5.000,00 € das Amtsgericht. Ab 5.000,00 € muss die Klage beimLandsgericht eingereicht werden. Beachten Sie, dass beim Landgericht eine Vertretung durch einenRechtsanwalt erfolgen muss.

    Häufig einfacher, schneller, kostengünstiger und bei unbestrittenen Forderungen zu empfehlen, ist das gerichtliche Mahnverfahren. Einfacher deswegen, da das Gericht nicht prüft, ob die Forderung auchtatsächlich besteht, sondern nur, ob beim Antrag die Formalitäten eingehalten wurden. Darüber hinauskann dieser Antrag über ein im Schreibwarenladen erhältliches Formular oder in manchen Bundesländernsogar ohne Formular online über das Internet ausgedruckt werden. Das Mahngericht erlässt sodann denMahnbescheid, gegen den allerdings innerhalb von 2 Wochen Widerspruch eingelegt werden kann.Erfolgt seitens des Schuldners kein Widerspruch, so ergeht ein Vollstreckungsbescheid. Hiergegen kannder Schuldner wieder innerhalb von 2 Wochen Einspruch einlegen und damit eine mündlicheVerhandlung erzwingen. Daher sollte man sich gut überlegen, ob man das Mahnverfahren zurForderungseintreibung wählt, denn im Falle eines Widerspruchs des Schuldners würde letztlich dereigentliche Zeit- und Kostenvorteil entfallen.

III. Typische Anzeichen für bevorstehende Zahlungsunfähigkeit

Eingangs bereits festgehalten wurde der Rat zur Informationsbeschaffung über den Schuldner bzw.Kunden im Rahmen der Vertragsanbahnung. Aber auch während der Vertragsdurchführung zu einemspäteren Zeitpunkt sollten Sie sich insbesondere bei Anzeichen einer drohenden Zahlungsunfähigkeitneue Informationen einholen, um Risiken von Forderungsausfällen frühzeitig zu vermeiden. Spätestensbei der Mahnung, am besten aber bereits vor Vertragsschluss (s.o.) sollte man möglichst vieleInformationen über den Schuldner sammeln und prüfen, ob eventuell eine Insolvenz bzw.Zahlungsunfähigkeit bevorsteht.

Typische Anzeichen dafür sind:
  • Wechsel des Geschäftsführers
  • Wechsel der Bankverbindung
  • Statt üblicher Sofortzahlung nunmehr Ausnutzen langer Zahlungsziele
  • „taktische“ Mängelrügen
  • Entlassungen im Schuldnerbetrieb
  • Verlegung des Geschäftssitzes
  • Insbesondere bekannt werdende Pfändungen

Ein einzelnes Auftreten dieser Merkmale ist grundsätzlich harmlos aber je mehr Anzeichen auftreten,desto größer ist die Gefahr, dass ein Schuldner tatsächlich zahlungsunfähig ist oder noch wird. Wichtig:Rasches Handeln ist erforderlich!

IV. Fazit

Ein gezieltes und regelmäßiges Forderungsmanagement - vom Zeitpunkt der Vertraganbahnung bis hinzur Vertragabwicklung - erfordert zwar etwas mehr Zeit und Aufwand. Letztlich ist dieses jedoch einkleines Übel gegenüber Außenständen und /oder Forderungsausfällen. Mit einfachen und regelmäßigenMaßnahmen lässt sich die eigene Liquidität und damit eventuell sogar Existenz des eigenenUnternehmens sichern.

Per-Hendrik IplandRechtsanwalt
Beindorff & Ipland Rechtsanwälte
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