Die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung

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Für Mieter und Vermieter von Wohnungen können sich ganz erhebliche unterschiedliche rechtliche Konsequenzen ergeben, wenn eine Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß ist. Dies steht nach der Rechtssprechung des Bundesgerichtshofs seit langem fest. Deshalb ist es für Mieter und Vermieter wichtig zu wissen, ob die Abrechnung unabhängig von inhaltlichen Fehlern zumindest vom äußeren Erscheinungsbild eine ordnungsgemäße Abrechnung darstellt. Wichtigste Konsequenz ist dabei, dass eine inhaltlich falsche Abrechnung auch noch nach Ende der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB korrigiert werden kann, während der Vermieter bei einer formell nicht ordnungsgemäßen Abrechnung zwar weiter verpflichtet ist, eine ordnungsgemäße Abrechnung zu erstellen, aber keinerlei Forderungen aus dieser Betriebskostenabrechnung mehr stellen kann. Auch ein falsch errechnetes Guthaben muss ausgezahlt werden.

Daher sollen die Voraussetzungen, die der Bundesgerichtshof für eine formelle ordnungsgemäße Abrechnung festgelegt hat wie folgt dargestellt werden:

Frank Dubbratz
seit 2008 bei
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Rechtsanwalt
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, Fachanwalt für Familienrecht
Neustr. 32
46535 Dinslaken
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Der Bundesgerichtshof hat im Wesentlichen vier Kriterien aufgestellt, die für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung von Bedeutung sind. Zunächst ist Voraussetzung, dass die Gesamtkosten der einzelnen Betriebskostenarten dargelegt werden. Der Vermieter ist also verpflichtet, den Gesamtkostenanteil darzustellen. Es ist nicht ausreichend nur den Anteil des Mieters in der Betriebskostenabrechnung aufzuführen.

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Schwierigkeiten bestehen dabei insbesondere bei teilweise gewerblich genutzten Objekten. Dort schreibt die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs vor, dass bei bestimmten Betriebskostenarten (z.B. Grundsteuer) der gewerbliche Anteil vorab erfasst wird, da diese Betriebskosten aufgrund der gewerblichen Nutzung höher sind. Wohnraummieter sollen damit nicht belastet werden. In diesem Fall muss der gewerbliche Anteil vorab erfasst sein. Dieses muss sich unmittelbar aus der Betriebskostenabrechnung ergeben.

Neben der Angabe der Gesamtkosten ist darüber hinaus die Angabe des Gesamtverteilerschlüssels erforderlich. Soweit hier nach dem gesetzlichen Maßstab, der die Umlage nach dem Verhältnis der Wohnfläche vorsieht, umgelegt wird, ist als Angabe daher erforderlich, dass die Gesamtwohnfläche sowie die Wohnfläche der betroffenen Wohnung angegeben wird.

Die Angabe des Verteilerschlüssels ist in der Regel bei der Angabe der Wohnfläche noch unproblematisch. Teilweise werden andere Verteilerschlüssel gewählt. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass diese Verteilerschlüssel grundsätzlich ihre Grundlage im Mietvertrag haben müssen. Es muss eine entsprechende Vereinbarung im Vertrag geben, dass dieser Verteilerschlüssel angewandt werden kann. Eine Ausnahme gilt nur dann, wenn nach Verbrauch abgerechnet wird und der Verbrauch auch tatsächlich erfasst wird. In diesem Fall ist der Vermieter verpflichtet, nach dem erfassten Verbrauch abzurechnen, § 556 a Abs. 1 BGB.

Probleme tauchen dabei regelmäßig bei der Umlage nach Personen auf. Dabei ist zu berücksichtigen, dass es im Laufe eines Abrechnungsjahres zu Auszügen und zu Leerstand kommen kann. Dies ist angemessen bei der Ermittlung der Personenzahl zu berücksichtigen. Darüber hinaus muss der Mieter aus den Betriebskosten selbst erkennen können, wie diese Personenanteile ermittelt sind. Daran fehlt es häufig, da Vermieter nicht angeben, wie sie die Personenzahl ermittelt haben. Soweit die Abrechnung nicht erkennen lässt, wie die Personenzahl ermittelt ist, handelt es sich dabei um einen formellen Fehler, der zu den oben genannten Konsequenzen führt.

Sodann muss der Anteil des Mieters an den Betriebskosten rechnerisch auf der Grundlage des gewählten Umlageschlüssels ermittelt werden. Hier muss für jede umgelegte Betriebskostenart angegeben sein, welchen Anteil der Mieter zu tragen hat.

Schließlich ist erforderlich, dass die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen angegeben sind. Fehlerquelle dabei ist häufig, dass aufgrund gestiegener Betriebskosten in der Vergangenheit, eine Erhöhung der Vorauszahlungen erfolgt ist. Dies geschieht teilweise auch erst im Laufe der Abrechnungsperiode.

Der Vermieter ist insoweit gehalten, die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen anzugeben.

Die vorgenannten Forderungen lassen sich am einfachsten durch eine tabellarische, nachvollziehbare Aufstellung der Betriebskosten erfüllen. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Betriebskostenabrechnung für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildeten verständigen Mieter nachvollziehbar sein muss. Es dürfen keine Spezialkenntnisse erforderlich sein, um Betriebskostenabrechnung nachzuvollziehen. Soweit dies vorausgesetzt wird, spricht dies dafür, dass die Betriebskostenabrechnung nicht den Anforderungen an einem formell ordnungsgemäße Abrechnung genügt.

Soweit Zweifel an der Ordnungsgemäßheit der Abrechnung bestehen, empfiehlt es sich, die Abrechnung überprüfen zu lassen.

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Rechtsanwalt
Frank Dubbratz
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, Fachanwalt für Familienrecht
Dinslaken
Guten Tag Herr Dubbratz,
ich habe Ihren Artikel " Die Anforderungen an eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung" gelesen und würde darüber gerne mit Ihnen sprechen.
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