Das Recht auf Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren

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Beteiligte eines behördlichen Verfahrens haben das Recht, die Akten des Amts einzusehen. Leider wird davon noch viel zu selten Gebrauch gemacht.

Im Verwaltungsverfahren besteht ein Recht des Beteiligten darauf, die Akten der Behörde in seinem Fall einzusehen. Dies ermöglicht es, nachzuvollziehen, welchen Kenntnisstand die Behörde hatte und aus welchen Gründen sie zu einer Entscheidung gelangt ist. Dieses Wissen erlaubt es dem Bürger dann, darauf zu reagieren und seine Sicht darzustellen. Für die Wahrnehmung der eigenen rechtlichen Interessen ist diese "Waffengleichheit" oft unabdingbar.

Woraus leitet sich das Recht auf Akteneinsicht ab?

Das Recht auf Akteneinsicht hat eine verfassungsrechtliche Grundlage. Es wird aus dem Recht auf ein faires Verfahren und aus der Verwirklichung des rechtlichen Gehörs abgeleitet. Diese Rechte gelten zwar in erster Linie im gerichtlichen Verfahren (Art. 6 EMRK, Art. 103 Abs. 1 GG), sie werden aber - teils analog, teils mit Hinweis auf die Menschenwürde - auch auf das behördliche Entscheidungsverfahren angewandt.

Thomas Hummel
seit 2016 bei
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In den Spezialgesetzen ist das Akteneinsichtsrecht an vielen Stellen geregelt, zum Beispiel im Handelsrecht (§ 9 HGB), im Vereinsrecht (§ 79 BGB) und im Sozialrecht (§ 25 SGB X); am bedeutendsten ist es wohl im Strafrecht (§ 147 StPO). Auch in verwaltungsrechtlichen Sonderverfahren, z.B. bei der Planfeststellung und in anderen Großverfahren, gibt es eigene Vorschriften.

Im allgemeinen Verwaltungsrecht regelt § 29 Abs. 1 Satz 1 der Verwaltungsverfahrensgesetze weitgehend identisch in Bund und Ländern:
Die Behörde hat den Beteiligten Einsicht in die einzelnen Teile der das Verfahren betreffenden Akten zu gestatten, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung ihrer rechtlichen Interessen erforderlich ist.

Steht der Verwaltungsbehörde ein Ermessen zu, ob sie Akteneinsicht gewährt?

Dies wurde früher so gesehen, als es noch kein Verwaltungsverfahrensgesetz gab und das Akteneinsichtsrecht nicht niedergeschrieben war. Der heutige Wortlaut von § 29 Abs. 1 Satz 1 VwVfG besagt aber, dass die Behörde die Einsicht "zu gestatten hat", ihr also kein Ermessen zusteht und sie jede erforderliche Akteneinsicht gewähren muss.

Wann ist die Akteneinsicht erforderlich?

Erforderlich ist die Akteneinsicht, wenn sie der Entscheidung dient, wie sich der Beteiligte in diesem Verfahren weiter verhalten soll. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Voraussetzungen für Anträge überprüfen oder feststellen will, welche Ansprüche ihm zustehen.

Bloße Neugier reicht also nicht aus, allerdings muss die Erforderlichkeit auch nicht haarklein bewiesen werden. Es reicht, wenn zumindest nicht offensichtlich ist, dass die Akteneinsicht keinerlei rechtliches Interesse befriedigen soll.

Wann ist die Akteneinsicht ausgeschlossen?

Hinsichtlich Entscheidungsentwürfen und der Vorbereitungshandlungen, die unmittelbar zur behördlichen Entscheidung führen, gibt es grundsätzlich kein Einsichtsrecht (§ 29 Abs. 1 Satz 2).

Gemäß § 29 Abs. 2 kann die Behörde die Einsichtnahme nur aus drei Gründen verweigern:

  • Beeinträchtigung der ordnungsgemäßen Aufgabenerfüllung. Dies ist dann der Fall, wenn das Verfahren gerade voraussetzt, dass der Betroffene vorübergehend keine genaue Kenntnis davon hat, warum die Behörde handelt, z.B. im Polizei- oder Verwaltungsvollstreckungsrecht. Auch eine erhebliche Verfahrensverzögerung oder die Preisgabe bestimmter Informationsquellen fallen darunter.
  • Nachteile für das Wohl des Staates. Hierunter kann nicht jeder Nachteil fallen, es müssen vielmehr ganz erhebliche Gefahren für den Staat insgesamt, vor allem für die öffentliche Sicherheit und Ordnung, zu befürchten sein.
  • Geheimhaltungsinteressen Dritter. Hierfür müssen Interessen Dritter betroffen sein, die nach entsprechender Abwägung das Informationsinteresse des Antragsstellers deutlich überwiegen. In der Regel können deswegen nur einzelne Aktenteile, die den Gesundheitszustand, die Vermögensverhältnisse oder Geschäftsgeheimnisse anderer Personen offenbaren, zurückgehalten werden.

Insgesamt sind diese Ausnahmen sehr eng auszulegen. Auch dann, wenn sie einschlägig sind, muss die Behörde immer noch erwägen, ob sie nicht trotzdem Akteneinsicht erteilen kann.

Wo findet die Akteneinsicht statt?

Die Akteneinsicht geschieht an sich bei der aktenführenden Behörde (§ 29 Abs. 3 Satz 1 VwVfG). Man bekommt dort also die Akten in die Hand gedrückt und kann sich dann vor Ort irgendwo hinsetzen und die Akten durchlesen.

Häufig werden die Akten aber auch von Verwaltungsbehörden (wie es bspw. bei der Staatsanwaltschaft üblich ist) postalisch versandt. Einen Anspruch darauf hat man jedoch nicht.

Brauche ich für die Einsicht einen Anwalt?

Nein, der Betroffene kann sowohl den Antrag selbst stellen als auch die Akteneinsicht dann selbst nehmen.

In bedeutenderen Angelegenheiten empfiehlt es sich natürlich oft, einen Anwalt zu nehmen und diesen dann auch mit der Einsichtnahme zu beauftragen.

Darf man sich die Akten kopieren?

Dies ist gesetzlich nicht festgeschrieben, die Rechtswissenschaft geht aber davon aus, dass dies in der Regel zulässig ist. Die Kopien müssen jedoch mit eigenen Mittel angefertigt werden, z.B. durch Benutzung eines Münzkopierers in der Behörde oder durch Abfotographieren per Kamera oder Handy.

Unzulässig sind Kopien nur, wenn besondere Gründe entgegenstehen. Dies ist aber eine Abwägungsentscheidung im Einzelfall.

Wie kann man elektronische Akten einsehen?

Viele Behörden führen bereits jetzt elektronische Akten, in einigen Jahren könnte dies sogar verpflichtend werden. Dann gibt es keine Akten auf Papier mehr, sondern nur noch Dateien.

Auch für solche Akten gilt natürlich das Akteneinsichtsrecht. Die Akteneinsicht muss dann in entsprechender Form gewährt werden, also entweder durch Ausdruck oder durch Überlassung eines Computers, auf dem die Dateien durchgesehen werden können.

Was muss alles in den Akten stehen?

In die Akten sind grundsätzlich alle für das Verfahren relevanten Vorgänge aufzunehmen. Diese Vorgänge müssen richtig und vollständig dokumentiert werden. Es muss also anhand der Akten ersichtlich sein, welcher Sachstand zugrunde gelegt wurde und warum die Behörde in einer bestimmten Form entscheidet - denn sonst wäre die Akteneinsicht ja auch sinnlos.

Wofür sind die Informationsfreiheitsgesetze da?

Die Informationsfreiheitsgesetze sind ein Jedermannsrecht auf Einsicht in behördliche Akten. Sie dienen also nicht dazu, eigene Interessen wahrzunehmen, sondern sollen die Kontrolle staatlichen Handelns ermöglichen.

Dementsprechend sind die Ansprüche aus dem IFG in der Regel auch nicht so weitgehend wie die Akteneinsicht und die Interessen anderer Personen erhalten ein höheres Gewicht. Auch ist das Verfahren meist komplizierter und langwieriger. Wenn ein Akteneinsichtsrecht als Beteiligter besteht, ist dieses also meist vorzuziehen.

Ist es sinnvoll, Akteneinsicht zu nehmen?

Ja, auf jeden Fall. Das Akteneinsichtsrechts wird derzeit noch viel zu wenig genutzt - wahrscheinlich, weil viele von dessen Existenz gar nichts wissen. Dabei könnte man sich als Bürger so viel zielgerichteter gegenüber der Behörde behaupten. Die Begründung, die jeder behördliche Bescheid prinzipiell haben muss, stellt oft nur die Sicht der Behörde dar, die zum Erlass des Verwaltungsakts geführt hat.

Will man dagegen in formeller Weise vorgehen, insbesondere durch Widerspruch oder Anfechtungsklage, muss man aber häufig das gesamte Verfahren kennen. Nicht selten liegt die eigene Rechtsposition gerade in den Details, die die Behörde weniger beachtet hat und die man sich erst selbst (ggf. mit anwaltlichem Beistand) zusammensuchen muss.

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