Wie stelle ich ein Schreiben rechtssicher zu?

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Gespräch Rubrik, Zustellung, zustellen, Kündigung, Willenserklärung, Einwurfeinschreiben, Einschreiben

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Zugang, Einwurfeinschreiben, Einschreiben mit Rückschein, persönliche Übergabe - das müssen Sie zur Zustellung von Erklärungen wissen

Man muss eine Kündigung fristgerecht zustellen. Bei der Zustellung gibt es jedoch oft Probleme: Das Einschreiben wird nicht angenommen, der Zugang bestritten oder es wird behauptet, der Inhalt des Briefes war anders. Wie kann ich rechtssicher einen Brief zustellen? Diese Frage stellt sich fast jedem ein oder mehrmals im Leben. Ein Interview von 123recht.net mit Rechtsanwalt Erik Hauk klärt auf.

123recht.net: Herr Hauk, wann gilt ein Brief als zugestellt?

Erik Hauk
seit 2011 bei
123recht.net
Rechtsanwalt
Berliner-Str. 28
67122 Altrip
Tel: 062363365
Web: www.rechtsanwaltskanzlei-hauk.de
E-Mail:
Arbeitsrecht, Verwaltungsrecht, Zivilrecht, Kaufrecht, Vertragsrecht, allgemein
Preis: 60 €
Antwortet: ∅ 6 Std. Stunden

Rechtsanwalt Hauk: Man muss zwischen Zivil- und Arbeitsrecht und Verwaltungsrecht unterscheiden.

Im Zivilrecht und Arbeitsrecht ist bei einem einfachen Brief auf den Zugang abzustellen, da es sich bei einem Brief um eine Willenserklärung unter Abwesenden handelt. § 130 Abs. 1 Satz 1 BGB sagt:

Eine Willenserklärung, die einem anderen gegenüber abzugeben ist (bei einem Brief handelt es sich um eine solche Willenserklärung), wird, wenn sie in dessen Abwesenheit abgegeben wird, in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie ihm zugeht.

Für den Zugang ist es zunächst erforderlich, dass die Erklärung in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist. Darunter versteht man z. B. die Wohnung, den Briefkasten oder die Geschäftsräume. Erforderlich ist weiter, dass unter normalen Umständen mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme gerechnet werden kann. Ein Brief, der erst nachts in einen Hausbriefkasten geworfen wird, geht erst am nächsten Morgen zu. Problematisch an der einfachen Post ist der Nachweis des Zugangs. Sofern es sich z.B. um eine fristgebundene Angelegenheit handelt, muss der Zugang durch Zeugen nachgewiesen werden.

Im Verwaltungsrecht maßgeblich ist der Zeitpunkt der Bekanntgabe eines Verwaltungsaktes oder Bescheides.

Das ist in § 41 VwVfG geregelt:

Gemäß § 41 Abs. 2 Satz 1 VwVfG gilt ein schriftlicher Verwaltungsakt (Bescheid in Form eines Briefes), der im Inland durch die Post übermittelt wird, am dritten Tag nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben.

Beispiel: Wird ein Brief am 20.06. zur Post aufgegeben, dann wird der Zugang zum 23.06. fingiert, auch wenn der Brief tatsächlich bereits am 21.06. zugegangen ist.

Aber Achtung. Bei Zustellung des Briefes mit Postzustellungsurkunde oder mit Übergabe-Einschreiben ist der Grundsatz nach § 41 Abs. 2 VwVfG nicht anwendbar. Der Verwaltungsakt ist dann zu dem Zeitpunkt bekannt gegeben, der auf der Postzustellungsurkunde bzw. dem Einschreiben vermerkt ist.

Kein Zugang des Einschreibens durch Benachrichtigungsschein

123recht.net: Man will auf Nummer sicher gehen und versendet ein Einschreiben mit Rückschein. Was passiert, wenn ein Einschreiben mit Rückschein nicht angenommen wird?

Rechtsanwalt Hauk: Beim Einschreiben mit Rückschein braucht der Briefträger die Unterschrift des Empfängers. Öffnet niemand oder verweigert er die Annahme, wirft der Briefträger nicht das Schreiben selbst in den Briefkasten, sondern nur eine Abholbenachrichtigung. Nach den zuvor genannten Grundsätzen ist dem Empfänger nur der von dem Postzusteller gefertigte Benachrichtigungsschein zugegangen. Dieser Zettel unterrichtet den Empfänger, dass für ihn eine Einschreibesendung bei der Post zur Abholung bereit liegt. Er enthält aber keinen Hinweis auf den Absender des Einschreibebriefs und lässt den Empfänger im Ungewissen darüber, welche Angelegenheit die Einschreibesendung zum Gegenstand hat. Der Zugang des Benachrichtigungsscheins ersetzt also nicht den Zugang des Einschreibebriefes.

123recht.net: Ist das Einwurf-Einschreiben rechtssicher?

Rechtsanwalt Hauk: Beim Einwurf-Einschreiben wirft der Postbote das entsprechende Schreiben in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers ein. Die Notwendigkeit der Unterschrift des Empfängers besteht nicht. Vielmehr dokumentiert der Postbote die Zustellung mit seiner Unterschrift auf dem Auslieferungsbeleg. Damit ist der Brief in den Machtbereich des Empfängers gelangt. In rechtlicher Hinsicht entspricht dieses Einschreiben nicht den Erfordernissen einer förmlichen Zustellung mit einer Postzustellungsurkunde, so dass eine solche damit auch nicht bewiesen werden kann. Durch das Einwurf-Einschreiben wird zumindest ein Anscheinsbeweis für den rechtzeitigen Zugang erbracht, sofern das ordnungsgemäße Zustellungsverfahren vom Zusteller eingehalten wurde.

Bei persönlicher Zustellung einen Zeugen mitnehmen

123recht.net: Ich bringe den Brief persönlich zum Empfänger. Was ist zu beachten?

Rechtsanwalt Hauk: Zu empfehlen ist (bei gleichzeitiger Anwesenheit des Absenders) die Zustellung durch einen vertrauenswürdigen Boten, der später als guter Zeuge vor Gericht aussagt.

Der Zeuge sollte das Schreiben selbst in den Briefkasten einwerfen (möglichst früh, spätestens aber um 16 Uhr). Dann sollte er als Erinnerungsstütze eine schriftliche Notiz anfertigen, wann wo, wie er den Brief zugestellt hat. Das Originalschreiben sollte man erst in Gegenwart des Boten in den Umschlag stecken und verschließen, damit der Zeuge später bestätigen kann, was in dem Umschlag war.

123recht.net: Der Empfänger bestreitet den Inhalt des Briefes, was kann ich tun?

Rechtsanwalt Hauk: Man kann z.B. Zeugen hinzuziehen und sich den Inhalt des Briefes von Zeugen bestätigen lassen.Auch eine Möglichkeit wäre es, gleiche Briefe wie den an den Empfänger, die an andere Adressaten gerichtet sind, vorzulegen.Was ebenfalls zum Beweis geeignet ist, ist wenn man Umstände anführen kann, die einen Schluss auf den Inhalt des Briefes zulassen.

123recht.net: Was ist mit dem guten alten Fax?

Rechtsanwalt Hauk: Nicht schlecht, aber auch hier bleibt ein Restrisiko. Man kann das Schreiben per Fax schicken und den Erhalt des Schreibens anhand des Sendungsprotokolls nachweisen. Jedoch sehen manche Gerichte im Sendungsprotokoll keinen Nachweis für einen tatsächlichen Zugang. So können auf Seiten des Empfängers das Faxgerät defekt oder der Toner leer sein, so dass dem Sendefax ein „OK“ signalisiert wird, obwohl ein tatsächlicher Ausdruck gar nicht erfolgt ist. Weist der Empfänger jedoch auf sein Telefax hin, muss er sicherstellen, dass das Gerät einsatzbereit ist. Auch ist in diesem Zusammenhang anzumerken, dass es sich bei einem Fax lediglich um eine Kopie handelt, das Gesetz aber in manchen Fällen wie z.B. der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zwingend die Schriftform vorschreibt. Das bedeutet, dass das Schreiben original unterschrieben sein muss. Und: Nicht jeder hat heutzutage noch ein Faxgerät.

Zustellung durch Gerichtsvollzieher ist am sichersten

123recht.net: Irgendwo ist ja immer ein Haken. Wie kann ein Brief rechtlich und tatsächlich am sichersten zugestellt werden?

Rechtsanwalt Hauk: Am sichersten ist die Zustellung mittels Gerichtsvollzieher. Dabei wird die Zustellung vom Gerichtsvollzieher beurkundet. So mancher Schuldner dürfte sich durch das Auftauchen eines Gerichtsvollziehers beeindruckt zeigen, weil so die Ernsthaftigkeit des Anliegens des Absenders unterstrichen wird. Der Absender übermittelt dabei das Originaldokument an die Gerichtsvollzieherverteilerstelle mit der Bitte, dieses dem Empfänger zuzustellen. Zu beachten ist, dass ein großer Zeitvorlauf notwendig ist, bis der Gerichtsvollzieher beauftragt ist und die Zustellung vornimmt. Der Vorteil bei der Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher besteht darin, dass die Zustellung auch dann als bewirkt gilt, wenn der Gerichtsvollzieher das Schreiben nicht übergeben konnte.

123recht.net: Wann ist eine Kündigung per E-Mail möglich?

Rechtsanwalt Hauk: Viele AGB und Verträge verlangen, dass eine Kündigung schriftlich erfolgen muss.

Am 1. Oktober 2016 gab es eine Gesetzesänderung. Gemäß § 309 Nr. 13 a) und b) BGB dürfen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Erklärungen des Kunden (das sind vor allem Kündigungserklärungen von Handyverträgen) an keine strengere Form mehr geknüpft werden als die so genannte Textform. Die Textform ist in 126 b BGB geregelt. Danach ist Textform jede lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden (z.B. Fax). Im Unterschied zur Schriftform bedarf es bei der Textform keiner eigenhändigen Unterschrift.

Vertragsklauseln und AGB, die für eine Kündigung oder andere Erklärung die Schriftform verlangen, sind danach unwirksam. Das bedeutet im Ergebnis, dass Verbraucher Verträge, die ab dem 01.10.2016 abgeschlossen wurden, immer per E-Mail oder Fax kündigen können, egal auf welche Art der Vertrag geschlossen wurde. Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie ihre abweichenden AGB dringend an die neue Rechtslage anpassen müssen, um Abmahnungen zu vermeiden. Grundsätzlich ist die Kündigung eines Vertrages per E-Mail immer möglich, außer wenn die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, wie z.B. bei der Kündigung eines Mietvertrages (§ 568 Abs. 1 BGB) oder eines Arbeitsvertrages (§ 623 BGB).

Schriftform bedeutet, dass das Schriftstück (=die Urkunde) von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden muss.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann Schriftform ersetzen

123recht.net: Was ist eine digitale Signatur?

Rechtsanwalt Hauk: Außer von „digitaler Signatur“ spricht man von „elektronischer Signatur/Unterschrift“. Das meint nicht die Original-Unterschrift in digitaler Form, weil diese jederzeit sehr leicht zu kopieren wäre. Eine Unterscheidung zwischen Original und Kopie wäre nicht mehr möglich, was die Beweiskraft der Unterschrift verringern würde. Aufgebaut ist die digitale Signatur auf dem Prinzip der Kryptografie. Wichtig dabei sind verschlüsselte Hashwerte (Prüfsummen), wodurch die Integrität der Daten ermittelt und eine eventuelle Veränderung der Daten aufgedeckt werden kann. Es funktioniert nach dem Prinzip, dass die Dokumente durch ein nicht-umkehrbares Verfahren in Kurzform gespeichert (Hashwert), dieser Hashwert verschlüsselt und die jeweiligen Dokumente zusammen mit dem verschlüsselten Hashwert verschickt werden. Derartige elektronische Signaturen sollen Sicherheit vor Manipulationen bieten und die Urheberschaft des Dokumentes gewährleisten.

Durch die qualifizierte elektronische Signatur wird der für die Schriftform wesentlichen Beweisfunktion genügt. Der Adressat des elektronischen Dokuments muss mit der Verwendung der elektronischen Form einverstanden sein.

Die elektronische Form kann in allen Bereichen des Privatrechts an die Stelle der Schriftform treten, wenn sich aus dem Gesetz nicht etwas anderes ergibt. Ausdrücklich ausgenommen ist die Verwendung der elektronischen Signatur z.B. bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

123recht.net: Wie funktioniert der E-Post Brief?

Rechtsanwalt Hauk: Über den E-Post-Brief sollen Bürger, Wirtschaft und Verwaltung zuverlässig und vertraulich miteinander kommunizieren können. Zwischen Kunden des E-Post-Briefdienstes können elektronische Nachrichten als Online Brief versendet und empfangen werden. Mit dem E-Post-Brief ist jeder in Deutschland erreichbar. Möglich ist es auch, kostenlos Online-Faxe zu versenden bzw. zu empfangen. Auf die Nachrichten können über das E-Post-Portal im Webbrowser, als App für Smartphone und Tablet oder als Software Download für Windows zugegriffen werden.

Wie bei normalen Zusendungen gilt der E-Postbrief noch am gleichen Tag – spätestens aber am nächsten Tag – als zugegangen und eventuelle Fristen beginnen zu laufen. Kunden werden deshalb in den AGB (I.6.3) dazu aufgefordert, ihr Postfach werktäglich abzurufen, können aber per SMS über eingehende E-Postbriefe in Echtzeit informiert werden.

Vorteile:

  • Dokumentation der Nachricht bzw. der Datei („wer hat unterschrieben?“)
  • Die Echtheit des Inhalts („wurde tatsächlich der vorliegende Inhalt unterschieben?“)
  • Nachweis der rechtlichen Verbindlichkeit der Willenserklärung

Nachteile:

Der E-Postbrief erfüllt nicht die Kriterien der Schriftform gemäß § 126 BGB. Danach ist für eine rechtsverbindliche Erklärung die Schriftform und eine eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben. Dies betrifft z.B. die Kündigung von Mietverträgen oder Arbeitsverträgen. Die Schriftform kann nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Diese Möglichkeit besteht beim E-Postbrief nicht.

Der E-Postbrief fällt nicht unter das Briefgeheimnis, sondern unter das Fernmeldegeheimnis. Das Fernmeldegeheimnis bietet keinen so umfangreichen Schutz wie das Briefgeheimnis.

Die Post speichert die Adressdaten aller Kunden, die dem zugestimmt haben, in einem für andere Kunden des E-Postbriefs zugänglichen Adressverzeichnis. Geschäftskunden können die Deutsche Post beauftragen, die E-Postbrief-Adresse einer Person mittels einer postalischen Anschrift und mit Hilfe dieses Adressverzeichnisses zu ermitteln.

Es ist keine Möglichkeit vorgesehen, den E-Postbrief in bestehende Geschäftsprozesse und Software zu integrieren (z.B. ist eine Weiterleitung selbst an verifizierte E-Mail-Konten nicht möglich). Daher müssen Kunden des E-Postbriefes diesen Dienst zusätzlich zur normalen E-Mail behandeln.

Die Preise für den E-Post-Brief sind genauso teuer (70 Cent) wie für den normalen Brief.

Für Ärzte, Anwälte und andere Personen, die von § 203 StGB erfasst werden, ist die Nutzung nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Brief-Empfänger möglich.

Es werden nicht die geltenden Normen des Weltpostvereines sowie der EU und der DIN eingehalten.

Man hat die Pflicht zur täglichen Kontrolle des E-Posteingangs, auch während des Urlaubs oder bei einer Krankheit.

Kundendaten werden trotz Löschung des Kundenkontos aufbewahrt.

123recht.net: Vielen Dank Herr Hauk!

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