Welche Rechte hat ein Beamter im Hinblick auf seine Personalakte?

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Beamtenrecht Rubrik, Personalakte, Einsichtnahme, Berichtigung, Entfernung, Beamte

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Wie erhält der Beamte Einsicht in seine Personalakte?

Die Personalakte eines Beamten enthält „alle Unterlagen, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren Zusammenhang stehen“ (vgl. § 106 I BBG, § 50 BeamtStG). Neben Angaben zur Person und der Entstehung des Dienstverhältnisses kann die Personalakte positive Dinge wie Sonderqualifikationen, aber auch Hinweise auf Disziplinarmaßnahmen enthalten. Deswegen soll im Folgenden erklärt werden, wie der Beamte Einsicht in seine Personalakte erhält, was zu tun ist, wenn die Personalakte fehlerhaft ist und - was vielleicht am Wichtigsten ist - wie unliebsame Inhalte wieder aus ihr entfernt werden können.

I. Wie erhalte ich Einsicht in meine Personalakte?

Grundsätzlich hat jeder Beamte das Recht, in seine Personalakte zu schauen, vgl. § 110 BBG und die entsprechenden landesgesetzlichen Vorschriften. Dabei ist völlig irrelevant, ob das Beamtenverhältnis noch besteht oder bereits beendet wurde. Von diesem Recht gibt es nur wenige Ausnahmefälle, z.B. wenn die Ernennung zum Beamten von vorneherein ungültig war oder die Ernennung bestandskräftig zurückgenommen wurde. Der Beamte darf nahezu unbegrenzt oft in seine Personalakte schauen, ohne dafür einen Grund angeben zu müssen. Er muss dabei nur beachten, dass er die Grenze zum Rechtsmissbrauch nicht überschreitet. Das wäre beispielsweise dann der Fall, wenn er jede Woche Einsicht nehmen wollte, obwohl sich an seiner Akte ganz offensichtlich nichts getan haben kann. Eine übermäßige Einsichtnahme rein aus „Spaß an der Freude“ wäre also nicht zulässig. Der Beamte darf seine gesamte Personalakte einsehen. Es ist unerheblich, wo diese aufbewahrt wird, oder ob alle sie umfassenden Unterlagen als Teil der Personalakte gekennzeichnet sind. Dieses Recht umfasst auch schriftliche Äußerungen Dritter, die diese unter der Zusicherung der Vertraulichkeit über den Beamten getroffen haben. Selbst Erkenntnisse gegen den Beamten aus Verfahren von Sicherheits- und Verfassungsschutzbehörden darf er einsehen, sofern diese in den Bereich des Dienstherren gelangen. Das Recht auf Einsichtnahme ist also ein relativ umfangreiches Recht, das nur in wenigen Ausnahmefällen eingeschränkt wird. Wie die Einsichtnahme konkret vonstattengeht, ist meist bei der jeweiligen Behörde per Verwaltungsvorschrift geregelt.

II. Was passiert bei einer fehlerhaften Personalakte?

Einen ausdrücklichen gesetzlichen Anspruch auf Berichtigung der Personalakte gibt es nicht. Die §§ 106 ff. BBG (und die entsprechenden landesgesetzlichen Vorschriften), also die Vorschriften, die sich mit der Personalakte beschäftigen, sehen die Berichtigung nicht ausdrücklich vor. Der Beamte muss aber trotzdem eine Möglichkeit haben, fehlerhafte Tatsachenbehauptungen über ihn berichtigen zu lassen. Deswegen leitet man einen Anspruch auf Berichtigung der Personalakte aus den sogenannten Fürsorge- und Schutzpflichten des Dienstherren gegenüber seinen Beamten her. Den Dienstherrn trifft die Verpflichtung, den Beamten seiner Befähigung, seinen Leistungen und seiner Eignung entsprechend zu fördern und Schäden von Rechtsgütern des Beamten abzuwenden. Diesen Pflichten kann er nur ordnungsgemäß nachkommen, wenn er eine fehlerfreie Personalakte über den Beamten führt. Dabei unterliegt der Dienstherr dem Gebot, unzutreffende Tatsachenbehauptungen auch dann zu berichtigen, wenn diese Berichtigung dem Beamten einen Nachteil bringen könnte. Ist der Berichtigungsanspruch gegenüber dem Dienstherren zu bejahen, so ist in seine Personalakte an der Stelle, an der sich die unrichtige Tatsachenbehauptung befindet, ein Berichtigungsvermerk oder ein Gerichtsurteil, das die Tatsachenbehauptung widerlegt, einzufügen. Teil des Berichtigungsanspruchs ist es allerdings nicht, Werturteile wie z.B. Meinungsäußerungen aus der Personalakte zu streichen. Sie können aber, sofern sie ehrverletzenden Charakter haben, einen Unterlassungsanspruch gegen den Dienstherren begründen. Sollte dieser Unterlassungsanspruch von einem Gericht festgestellt werden, gehört das Urteil auszugsweise in die Personalakte.

III. Wie kann ich unliebsame Unterlagen aus der Personalakte entfernen lassen?

In der Beamtenlaufbahn kann es durchaus einmal vorkommen, dass gegen den Beamten ein Disziplinarverfahren eingeleitet wird. Auch eine derartige Maßnahme wird in die Personalakte mit aufgenommen. Da der Beamte aber nicht während seines gesamten Dienstverhältnisses an einem (einmaligen) Fehltritt gemessen werden soll, gibt es in § 16 BDG und den entsprechenden Vorschriften der Landesdisziplinargesetze Regelungen zur Entfernung aus der Personalakte. Danach sind entsprechende Eintragungen in der Personalakte nach Ablauf einer bestimmten Frist (z.B. im Falle eines Verweises nach zwei Jahren, eine Rückstufung nach sieben Jahren) „von Amts wegen“, also ohne Zutun des Beamten, zu entfernen und zu vernichten. Für Disziplinarverfahren, die nicht zu einer Disziplinarmaßnahme geführt haben, gilt selbstverständlich das Gleiche. Anders liegt der Sachverhalt, wenn eine strafgerichtliche Verurteilung in der Personalakte vermerkt ist. Wird die Verurteilung aus dem Bundeszentralregister gestrichen, ergibt sich nach Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts für den Dienstherren nicht automatisch auch die Pflicht, diese aus der Personalakte zu entfernen. Er muss die Streichung aus dem Bundeszentralregister nur zweckgerichtet vermerken. Schließlich bleibt dem Beamten noch ein Entfernungsanspruch aus § 112 BBG und den entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung finden. Sollte sich eine solche Äußerung als unwahr herausstellen, so ist sie unverzüglich auf Antrag des Beamten aus der Personalakte zu entfernen. Entspricht sie der Wahrheit, kann dem Beamten aber zum Nachteil gereichen, wird sie nach zwei Jahren auf Antrag entfernt.

Sowohl hinsichtlich des Einsichtsrechts in die Personalakte als auch hinsichtlich etwaig vorzunehmender Berichtigungen oder Entfernungen sollte gegebenenfalls nähere anwaltliche Beratung und Vertretung in Anspruch genommen werden.

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