Rechnungsstellung per e-Mail & Telefax – aber richtig!

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Viele tun es inzwischen – allerdings längst nicht alle auch rechtskonform. Nach wie vor werden von vielen Anbietern munter Rechnungen im pdf-Format verschickt – ohne damit jedoch den gesetzlichen Anforderungen an eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnungsstellung zu genügen.

Für den Verbraucher als Rechnungsempfänger mag das weniger dramatisch sein. Aber für den Unternehmer kann das bei der Betriebsprüfung eine böse Überraschung werden…

Schauen wir uns deshalb einmal an, wie es richtig laufen soll:

Die Versendung von Rechnungen per e-Mail, aber auch diejenige via Fax stellt eine Übermittlung auf elektronischem Weg dar.

Daher sind für eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht nur die allgemeinen Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) und ggf. die besonderen Rechnungsangaben im Einzelfall zu beachten.

Zusätzlich sind auch die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, die sich speziell aus § 14 Abs. 1 und 3 (UStG) ergeben und im Rahmen der Umsatzsteuerrichtlinie 2008 (UStR) in Abschnitt 184a konkretisiert wurden:

Zum einen bedarf die elektronische Rechnungsstellung gem. § 14 I S. 2 UStG stets der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Eine besondere Form muss hierbei nicht beachtet werden, ausreichend ist das - z.B. auch durch Allgemeine Geschäftsbedingungen erzielbare - Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll (184a Abs. 1 UStR).

In der Praxis wesentlich problematischer ist die Sicherstellung der von § 14 III UStG geforderten Gewährleistung der Echtheit der Herkunft (Authentizität) und der Unversehrtheit (Integrität) des Inhalts.

Hierfür lässt das Gesetz grundsätzlich zwei Arten der Realisierung zu:

  • Zum einen das sog. EDI-Verfahren (electronic data interchange), § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG

Sein Nachteil besteht darin, dass hierbei stets noch eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung) zusätzlich übersandt werden muss, entweder in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur. Und: Für den Rechnungsversand von e-Mails ist das Verfahren nicht anwendbar.

Von daher konzentriert sich die Praxis bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen auf die zweite gesetzlich vorgesehene Möglichkeit:

  • die qualifizierte elektronische Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz, § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG

Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird (§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden, Stellvertretung ist aber möglich. Ebenso können Handlungsbefugnisse bzw. –beschränkungen im Zertifikat dokumentiert werden.

Wer überlegt, seine Rechnungsstellung künftig auf elektronischem Weg vorzunehmen, sollte am besten gleich eine qualifizierte elektronische Signatur eines akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters verwenden. Der Nutzer erhält so einen Nachweis darüber, dass der akkreditierte Zertifizierungsdiensteanbieter (sog. Trust Center) und die von ihm eingesetzten Signaturverfahren und -produkte behördlich überprüft wurden. Die Bundesnetzagentur unterhält auf ihrer Website (www.bundesnetzagentur.de) eine aktuelle Liste der aktuell akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieter.
Dort finden sich auch weiterführende Informationen zum Thema.

Beim Rechnungsversand auf elektronischem Weg gilt:

  • Bei Rechnungsübermittlung per e-Mail, steht dem Empfänger ein Vorsteuerabzug nur zu, wenn der Rechnungssteller eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 14 III Nr. 1 UStG verwendet hat (184a Abs. 5 Nr. 1 UStR). Insbesondere reicht es nicht aus, die übersandte Rechnung auszudrucken, da die Übermittlung elektronisch erfolgte und daher die gesetzlichen Vorgaben zwingend eingreifen.
  • Bei Rechnungsübermittlungen von Standard-Fax an Standard-Fax reicht es aus, die eingehende Rechnung in ausgedruckter Form aufzubewahren.
  • Bei Übermittlung via Computerfax dagegen ist - wie bei der Übermittlung per e-Mail eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich (184a Abs. 5 Nr. 1 UstR).
  • Der Unternehmer hat dem Finanzamt auf Aufforderung die Einhaltung der Voraussetzungen einer elektronisch übermittelten Rechnung nachzuweisen (184a Abs. 2 Satz 7 UStR).
  • Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer außer der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten (also etwa die verwendete qualifizierte elektronische Signatur) bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre, § 14b Abs. 1 UStG) aufzubewahren. Dies gilt selbst dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Entsprechendes gilt übrigens auch für Rechnungen, die an den Unternehmer als Rechnungsempfänger auf elektronischem Weg übermittelt wurden!

Und natürlich gilt: Bei Erhalt von elektronisch übermittelten Rechnungen als Rechnungsempfänger sollten Sie stets überprüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind und ggf. auf ordnungsgemäßer Rechnungsstellung bestehen. Sonst wird’s u.U problematisch mit dem Vorsteuerabzug…