Personalakte: Welche Informationen darf der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer sammeln?

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Maximilian Renger: Uns hat vor kurzem mal wieder eine Nachfrage eines YouTube-Zuschauers erreicht, der wissen wollte, welche Informationen der Arbeitgeber eigentlich über ihn als Arbeitnehmer sammeln darf. Wie sieht es denn nun aus?

Fachanwalt Bredereck: Der Arbeitgeber ist dazu berechtigt eine sog. Personalakte über den Arbeitnehmer zu führen. Das kann er in Papierform oder auch elektronisch tun. In dieser Personalakte darf er dann alle solchen Daten und Unterlagen aufbewahren, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind.

Alexander Bredereck
seit 2009 bei
123recht.net
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
10117 Berlin

Maximilian Renger: Welche Daten sind denn für das Arbeitsverhältnis relevant und dürfen gesammelt werden?

Fachanwalt Bredereck: Also klassischerweise sind in einer Personalakte der Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Testergebnisse und gegebenenfalls Ermittlungsakten in Disziplinarsachen enthalten. Darüber hinaus dürfen auch Angaben zum Personenstand, dem beruflichen Werdegang, Abmahnungen, Lohnänderungen und der Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufbewahrt werden. Informationen über den Arbeitnehmer, die sich der Arbeitgeber irgendwie aus dem Internet zieht oder dergleichen, gehören dagegen nicht dazu.

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Maximilian Renger: Was kann ich denn als Arbeitnehmer tun, wenn ich wissen möchte, welche Daten der Arbeitgeber nun tatsächlich über mich gesammelt hat?

Fachanwalt Bredereck: Man kann als Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte vom Arbeitgeber verlangen. Dieser muss einem dann sämtliche angesammelten Unterlagen vollständig vorlegen, sodass man sich davon ein Bild machen kann.

Maximilian Renger: Bleiben die gesammelten Informationen denn für immer in der Personalakte oder müssen sie auch irgendwann wieder entfernt werden?

Fachanwalt Bredereck: Der Arbeitgeber muss Unterlagen, wie etwa eine Abmahnung, unter Umständen nach einer gewissen Zeit aus der Personalakte entfernen, nämlich dann, wenn sie für das weitere Arbeitsverhältnis nicht mehr relevant sind. Eine Abmahnung für eine zehnminütige Verspätung des Arbeitnehmers dürfte also z. B. nicht für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Maximilian Renger: Zum Abschluss, was kann man tun, wenn man in einer Abmahnung oder sonstigen Erklärung des Arbeitgebers unrichtige Tatsachen findet?

Fachanwalt Bredereck: Sofern in der Personalakte gesammelte Abmahnung oder andere missbilligende Erklärungen unrichtige Tatsachen enthalten, die den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung oder beruflichen Weiterentwicklung beeinträchtigen könnten, muss der Arbeitgeber diese entfernen.

Maximilian Renger: Alles klar, vielen Dank für das Interview.

Ein Beitrag von Rechtsanwalt Alexander Bredereck, Berlin
Fachanwalt für Arbeitsrecht
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