Mietrecht: Voraussetzungen einer wirksamen Nebenkostenabrechnung

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Die Nebenkosten (auch „Betriebskosten“) einer Mietwohnung sind in den letzten Jahren stetig angestiegen und haben sich zu einer Art "zweiten Miete" neben der eigentlichen Wohnungsmiete entwickelt. Insbesondere der Anstieg der Heizkosten bereitet vielen Mietern Kopfzerbrechen und führt nicht selten am Jahresende zu bösen Überraschungen. Trotz der Bedeutung der jährlichen Nebenkostenabrechnung wird man davon ausgehen müssen, dass viele Abrechnungen den gesetzlichen Regelungen nicht entsprechen und daher unwirksam sind. Die folgenden Ausführungen sollen einige Aspekte der Nebenkostenabrechnung näher beleuchten:

Hat ein Mieter stets Nebenkosten zu tragen?

Maximilian A. Müller
seit 2007 bei
123recht.net
Rechtsanwalt
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
Rathausplatz 1
76829 Landau
Tel: 06341 - 91 777 7
Web: www.seither.info
E-Mail:
Aufenthaltsrecht, Internetrecht, Miet und Pachtrecht, Wohnungseigentumsrecht

Entgegen einer weitläufig verbreiteten Meinung sind die Nebenkosten einer Mietwohnung grundsätzlich von dem Vermieter zu tragen. Dem Vermieter und dem Mieter steht jedoch offen, die Nebenkosten durch eine Bestimmung im Mietvertrag auf den Mieter zu übertragen, § 556 BGB. Eine entsprechende Vertragsbestimmung ist in nahezu jedem Mietvertrag vorhanden. Dies ist auch gerecht, da letztlich der Mieter derjenige ist, der durch den Verbrauch von Wasser, Wärme etc. die Kosten tatsächlich verursacht. Welche Nebenkosten der Mieter zu tragen hat, bestimmt sich nach den vertraglichen Vereinbarungen.

Ohne eine Regelung im Mietvertrag verbleibt es daher bei dem Grundsatz, wonach der Vermieter selbst die Nebenkosten zu tragen hat. Hierauf sollten Mieter wie Vermieter bereits bei dem Vertragsschluss achten.

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Welche Nebenkosten können auf dem Mieter umgelegt werden?

Welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden können ergibt sich aus der Betriebskostenverordnung. Dort ist in § 2 BetrkV geregelt, welche laufenden Kosten - eine entsprechende vertragliche Regelung vorausgesetzt - vom Mieter zu tragen sind. Als Beispiele seien hier genannt:

  • Heizungskosten
  • Wasserkosten
  • Kosten für Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  • Kosten eines Aufzuges
  • Kosten der Gartenpflege
  • Kosten der Beleuchtung
  • und weitere

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass nach den gesetzlichen Vorschriften Kosten für die Verwaltung und für die Instandsetzung und Instandhaltung nicht dem Mieter als Nebenkosten berechnet werden dürfen. So können z.B. Verwalterkosten einer Wohnungseigentümergemeinschaft zwar den einzelnen Wohnungseigentümern, nicht aber auch den einzelnen Mietern zur Last gelegt werden. Auch sonstige einmalige Kosten, die nicht als laufende Betriebskosten angesehen werden können, sind nicht von dem Mieter zu erstatten.

Bedient sich ein Vermieter daher einer Hausverwaltung, die für ihn die Abwicklung des Mietverhältnisses übernimmt (Schreibarbeiten, Buchhaltung etc.), so handelt es sich hierbei um eine verwaltende Tätigkeit. Die Kosten hierfür muss der Vermieter selbst übernehmen und kann sie nicht auf den Mieter umlegen.

Wie wird die Höhe der Nebenkosten berechnet?

Grundlage der Höhe der Nebenkosten sind zunächst die Gesamtkosten, die dem Vermieter entstehen. Hiervon ausgehend muss der Vermieter einen Maßstab finden, wie die Kosten auf den einzelnen Mieter umzulegen sind. Häufig anzutreffen ist die Verteilung der Kosten nach Anzahl der Personen, nach Wohnungsgröße oder nach Verbrauch. Gemäß § 556a BGB wird – sofern keine anderweitigen Vereinbarungen im Mietvertrag enthalten sind – nach Wohnungsgröße abgerechnet. Sofern der Verbrauch des einzelnen Mieters – wie in der Regel bei Wasser oder Wärme – erfasst wird, soll eine Abrechnung nach Verbrauch erfolgen.

Von besonderer Bedeutung für die Abrechnung der Heizkosten ist die Heizkostenverordnung. Dort ist unter anderem bestimmt, dass 50 – 70 % der Heizkosten nach Verbrauch abzurechnen sind.

Wie und wann hat ein Vermieter abzurechnen?

In der Regel leisten Mieter eine monatliche Vorauszahlung auf die Nebenkosten. Die Höhe der Nebenkosten muss sich dabei an der voraussichtlichen Gesamthöhe der Kosten orientieren.

In einem solchen Fall ist der Vermieter gemäß § 556 III BGHB verpflichtet, innerhalb von 12 Monaten nach der Abrechnungsperiode (i.d.R. das Kalenderjahr, außer im Mietvertrag findet sich eine abweichende Regelung) über die entstandenen Nebenkosten endgültig abzurechnen. Gilt daher das Kalenderjahr als Abrechnungsperiode so hat z.B. der Vermieter über die Nebenkosten für das Jahr 2007 im Laufe des Jahres 2008 bis spätestens zum 31.12.2008 abzurechnen und dem Mieter mitzuteilen. Nach Ablauf dieses Zeitraumes kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen, so dass er auf seinen Kosten sitzen bleiben würde, wenn er nicht nachweisen kann, dass ihm an der Verspätung kein Verschulden trifft.

Die Abrechnung muss hierbei – um die bestehende Jahresfrist zu wahren – auch in formeller Hinsicht ordnungsgemäß sein. Die Abrechnung muss insbesondere nachfolgende 4 Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des gewählten Verteilerschlüssels
  • Berechnung des auf den betreffenden Mieter entfallenden Betriebskostenanteil
  • Abzug der geleisteten Vorauszahlungen

Der Mieter hat einen Anspruch darauf, die verschiedenen Unterlagen der Nebenkostenabrechnung einzusehen und zu überprüfen. Hat er Bedenken gegen die Nebenkostenabrechnung muss er diese dem Vermieter ebenfalls innerhalb eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung äußern.

Für die Wahrung der Fristen für Vermieter und Mieter kommt es auf den Tag an, an dem die Nebenkostenabrechnung oder der Widerspruch der anderen Vertragsseite zugegangen ist. Den Zugang muss der Absender beweisen. Die Versendung der Nebenkostenabrechnung am Jahresende sollte daher im Interesse des Vermieters in beweisbarer Form, z.B. per Einschreiben mit Rückschein, erfolgen.

Praxistipp Vermieter:

Die Zeit drängt. Die Nebenkosten für das Jahr 2007 müssen in formell ordnungsgemäßer Art und Weise bei den meisten Mietverhältnissen bis zum 31.12.2008 abgerechnet werden, wenn der Vermieter seinen Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung nicht verlieren will. Gegebenenfalls sollte die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch einen Verwalter und Rechtsanwalt erwogen werden.

Praxistipp Mieter:

Viele Nebenkostenabrechnungen sind formell aber auch inhaltlich falsch. Der Mieter sollte – anhand des Mietvertrages – die Nebenkostenabrechnung in Bezug auf den verwendeten Verteilungsschlüssel und die berechneten Betriebskostenposten prüfen und bei Zweifeln hieran den Mieterschutzverein oder anwaltliche Hilfe hinzuziehen.

RA Maximilian A. Müller
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
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Maximilian A. Müller
Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
Landau
Guten Tag Herr Müller,
ich habe Ihren Artikel " Mietrecht: Voraussetzungen einer wirksamen Nebenkostenabrechnung" gelesen und würde darüber gerne mit Ihnen sprechen.
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