Checkliste für Vermieter: Betriebskostenabrechnung für Wohnräume

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Sofern Mieter und Vermieter vereinbart haben, dass der Mieter die Betriebskosten trägt und hierauf Vorauszahlungen leistet, hat der Vermieter jährlich abzurechnen. In aller Regel wird dies das Kalenderjahr betreffen, es ist aber auch jeder andere Abrechnungszeitraum vereinbar, solange er 12 Monate nicht überschreitet. Die Abrechnung muss nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, nach Ablauf dieser Frist ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen.

Unter Betriebskosten versteht man die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Anlagen. Nebengebäuden, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Die einzelnen Betriebskostenarten werden in der Betriebskostenverordnung dargestellt. Danach sind Verwaltungs-, Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten keine Betriebskosten.

Karina Krier
Rechtsanwältin
Bibelstr. 1
66740 Saarlouis
Tel: 06831 - 1317
Web: www.ra-spiegelhalter.de
E-Mail:
Miet und Pachtrecht, Sozialrecht, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes (BGH) muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung so erstellen, dass sie für juristisch und betriebswirtschaftlich nicht vorgebildete Mieter nachvollziehbar und überprüfbar ist.

Dabei muss die Abrechnung folgenden Mindestinhalt haben:

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1. Ersteller der Abrechnung

Aus der Abrechnung muss sich ergeben, ob sie vom Vermieter selbst oder von einem sonstigen Abrechnungsberechtigten erstellt wurde. Ggf. ist eine Vollmacht beizufügen.

2. Mietobjekt und Mieter

Die Abrechnung muss an sämtliche Mieter des Mietobjekts, welches ebenfalls angegeben sein muss, gerichtet sein.

3. Zusammenstellung der Gesamtkosten

Anzugeben sind die bei der Abrechnung berücksichtigten, einzelnen Kostenpositionen, wobei diese sich sinnvollerweise an den Katalog der Betriebskostenverordnung anlehnen sollten. Sofern nicht umlegungsfähige Kosten abgesetzt wurden (z.B. Verwaltungstätigkeiten des Hauswarts) sind diese der Art und Höhe nach anzugeben.

4. Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel

Die Abrechnung hat immer die vereinbarten Umlagemaßstäbe zu berücksichtigen. Weicht der Vermieter von diesen ab, ist die Betriebskostenabrechnung nicht ordnungsgemäß.

Sind keine Umlagemaßstäbe vereinbart, sind die Betriebskosten nach § 556a BGB vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften (z.B. Heizkostenverordnung) nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Dies gilt nicht für die verbrauchsabhängigen Betriebskosten. Diese sind so umzulegen, dass dem unterschiedlichen Verbrauch bzw. der unterschiedlichen Verursachung Rechnung getragen wird. Hierbei sind dann Verbrauchsmenge und Einzelpreis pro Verbrauchseinheit anzugeben.

Die Verteilerschlüssel sind grundsätzlich zu erläutern, sofern sie nicht allgemein verständlich sind. Es genügt nicht, dass lediglich ein bestimmter Bruchteil oder Prozentsatz angegeben wird, vielmehr muss dargelegt werden, wie die jeweiligen Quoten ermittelt wurden. Diese Angabe ist nur dann entbehrlich, wenn sie dem Mieter aus dem Mietvertrag oder aus früheren Abrechnungen bereits bekannt sind.

Bei sog. gemischten Kosten ist die Angabe, um welchen Anteil die Gesamtkosten bereinigt wurden und zwar auch dann, wenn einzelne Kostenteile nicht umlagefähig sind.

5. Berechnung des Anteils des Mieters

Aus den Gesamtkosten ist sodann unter Berücksichtigung der Abrechnungsmaßstäbe der Anteil des Mieters nachvollziehbar zu ermitteln.

6. Angabe der Vorauszahlungen des Mieters

Damit der Mieter überprüfen kann, welche Zahlungen der Vermieter berücksichtigt hat, sollten hier grundsätzlich die tatsächlich erbrachten Zahlungen (Ist-Zahlungen) angegeben werden. Der BGH hat nunmehr jedoch auch entschieden, dass eine Abrechnung auch dann formell ordnungsgemäß ist, wenn der Vermieter die vereinbarten Vorauszahlungen (Soll-Zahlungen) berücksichtigt hat (BGH Urteil vom 23.09.2009, Az. VIII ZA 2/08).

In der Abrechnung sollte angegeben werden, ob der Vermieter die tatsächlich erbrachten oder die vereinbarten Zahlungen in Ansatz gebracht hat.

7. Angabe des Gesamtergebnisses

Am Ende der Abrechnung sollte für den Mieter klar ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe er eine Nachzahlung leisten muss oder einen Rückzahlungsbetrag erhält.

8. Steuerdienliche Angaben

Da der Mieter für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG steuerliche Abzüge geltend machen kann, soll der Vermieter verpflichtet sein, bereits in der Betriebskostenabrechnung entsprechende Angaben zu machen oder eine entsprechende Bescheinigung auszustellen.

Belege müssen der Abrechnung übrigens nicht beigefügt werden, der Mieter hat jedoch prinzipiell Anspruch darauf, diese einzusehen.

Besteht das Mietverhältnis nicht während der gesamten Abrechnungsperiode, muss eine Aufteilung der Kosten auf die anteilige Mietzeit erfolgen.

Bei Fehlern in der Abrechnung ist zwischen formellen und materiellen Fehlern zu unterscheiden. Weißt die Abrechnung formelle Fehler auf, so hat der Mieter weiterhin einen Anspruch auf Erstellung einer ordnungsgemäßen Abrechnung. Wird diese nicht innerhalb der Jahresfrist dem Mieter zur Kenntnis gebracht, kann der Vermieter etwaige Nachforderungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.

(Quellen: Schmid, Handbuch der Mietnebenkosten, 11. Aufl., Harz Kääb Riecke Schmid, Handbuch des Fachanwalts Miet- und Wohnungeigentumsrecht)

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